Из офиса с любовью

Согласно данным Министерства труда и социальной защиты России на конец прошлого года, около 5 млн человек в нашей стране работают дистанционно. И это количество растет день ото дня не только благодаря фрилансерам. Все большее количество компаний, среди которых такие гиганты, как Microsoft, HP и Cisco Systems, стараются не держать всех сотрудников в офисе. Высокотехнологичные компании прекрасно понимают, что современные ИТ-инструменты позволяют работать откуда угодно без каких-либо ограничений. В то же время важно отметить и тенденцию отказа от офиса как обязательного атрибута бизнеса.

Зачем это нужно

Сэкономить на аренде офиса, нанять сотрудника на «удаленку» там, где стоимость труда ниже, – крайне привлекательная перспектива для руководителя. Но к каждому действию необходимо подходить обдуманно. При этом проблемы малого и крупного бизнеса иногда одинаковы: «Опыт наших клиентов показывает, что, как только количество выездного персонала достигает 5 – 10 человек, управлять ими вручную становится слишком затратно и неэффективно. Менеджеры по продажам, мерчендайзеры, курьеры, водители – всех не обзвонишь с вопросом «Где ты?», – считает директор по маркетингу и продуктам бизнес-рынка МТС Елена Нечай.

«По данным наших исследований, основные проблемы лежат на поверхности. Их можно разбить условно на два типа: бизнесовые и технологические, – говорит руководитель департамента маркетинга малого и среднего бизнеса «ВымпелКома» Сергей Таболин. – К первым относится привлечение клиентов, работа по развитию клиентской базы, борьба с конкурентами, недостаток финансовых средств для развития компании. Технологические проблемы – прежде всего в контроле за удаленными сотрудниками, в автоматизации бизнес-процессов, модернизации производства и сокращении издержек на технологии».

«Контроль целевого использования рабочего времени сотрудниками, распределение заявок и перераспределение нагрузки, оперативная надежная связь с сотрудниками, формирование отчетности – чем более автоматизированы эти процессы, тем больше ресурсов высвобождается на развитие и масштабирование бизнеса, – уверена Елена Нечай. – Сегодня как никогда востребованы простые в подключении и эксплуатации решения, не требующие существенных вложений и длительной инсталляции. В этом смысле заботы малых и крупных предприятий похожи».

«Не всем и не сразу понравится усиление контроля. Некоторым нужно время, чтобы заметить: с сервисом «Мобильные сотрудники» рабочие процессы становятся прозрачнее, появляется больше свободного времени и меньше переработок. Пожалуй, единственный барьер – психологический дискомфорт, страх тотального контроля. Однако невозможно улучшить то, что не контролируется и не измеряется. У офисных сотрудников есть привычная пропускная система. Разъездной персонал долгое время был предоставлен сам себе. Приходилось заполнять подробные отчеты о встречах, составлять маршрутные листы, отчитываться за ГСМ. Приложение «Мобильные сотрудники» может существенно облегчить трудовые будни менеджеров по продажам, мерчендайзеров, курьеров, водителей и других работников «в полях». Не нужно утром в час пик ехать в офис, так как задачи поступают дистанционно – остается взять их в работу и по мере выполнения обновлять статус. Не нужно спешить с закрывающими документами в конце дня: их можно сфотографировать и прислать файл с геометкой руководителю, а оригиналы доставить на следующий день. Не нужно задерживаться из-за отчетов – они формируются автоматически и выгружаются руководителем в любой момент. Сервис защищает сотрудников от недопонимания: где был, чем занимался – это все отражено в системе. Бригада техников больше не потратит полдня на дорогу: администратор видит специалистов на карте и назначит на выполнение задачи тех, кто находится ближе всех к объекту».

Необходимые инструменты

Что нужно для организации мобильного офиса? Чем бы ни занималась компания, первое, что необходимо обеспечить, – это качественная связь. Надежная коммуникация между сотрудниками – залог успешной работы. Удобство виртуальных АТС рынок оценил: в той или иной степени облачные сервисы стали стандартом как в среднем, так и в малом бизнесе. Такие услуги предлагает множество компаний, среди которых Маngo Office, Zadarma, Zebra telecom.

Также обязательный атрибут современной компании – CRM (от англ.Relationship Management – система управления взаимоотношениями с клиентами). Такая система дает возможность видеть работу отдела продаж, контролировать каждый этап работы с клиентами. Подобных систем множество: Roadmap Planner, TerrasoftCRM, Мегаплан, FreshOffice, «Битрикс 24». Разработчики подобных систем стараются сделать их функциональность максимально широкой. Скажем, для внутренней коммуникации нужна не только традиционная телефонная связь, но и мессенджер, который во многих случаях является более удобным инструментом, а объединяя CRM-систему с облачной АТС, можно сразу видеть, с какими компаниями были контакты. Да и директору компании значительно удобнее приобрести комплексное решение «в коробке», чем собирать каждый элемент в единую систему. К тому же далеко не факт, что продукты разных производителей смогут взаимодействовать между собой.

При этом, несмотря на то, что решение для организации «мобильного офиса» комплексное и со множеством функций, нет необходимости сложной настройки и установки дополнительного оборудования. «Администратор бизнес-процесса работает через веб-интерфейс, то есть из любой точки мира и с любого устройства, подключенного к интернету. Администратор видит на карте местоположение сотрудников и маршрут их движения, распределяет поступающие заявки, перераспределяет нагрузку персонала, видит актуальный статус задач, получает отчетность. На базе одного решения разворачивается экосистема компании, в которой офис может отсутствовать в принципе, – уверена Елена Нечай. – Подключившись к сервису «Мобильные сотрудники», исполнитель видит поступающие задачи, берет их в работу, здесь же отчитывается о выполнении: присылает электронную документацию или фотосвидетельства».

Крайне полезной подобная система является для использования в транспортных компаниях. Например, «Мегафон» предлагает специальный сервис для перевозчиков. Для взимания платы с большегрузного транспорта в рамках проекта РТИТС («РТ-Инвест Транспортные Системы») компания создала сеть телематических терминалов, офисов обслуживания и логистики. По всей России было построено 200 пунктов контроля над транспортом, а более чем на 500 тыс. машин установлены специальные бортовые устройства, «черные ящики», которые регистрируют поездки и передают информацию о перемещениях в диспетчерский центр. «Мегафон» обеспечил эту систему защищенной связью.

«Непосредственно мониторинг транспорта востребован компаниями, в которых есть транспортный, логистический отдел либо корпоративный автопарк, – объясняет Елена Нечай. – Кроме снижения расходов на топливо контроль транспорта дает возможность сэкономить на страховке, а также снизить издержки на ремонт и амортизацию. Система подходит всем компаниям, в которых трудятся специалисты с разъездным характером работы, оказывающим услуги на выезде населению или бизнесу. Существенная доля клиентов – крупные предприятия, на которых контроль местоположения персонала – вопрос не только дисциплинарный, но и напрямую связанный с безопасностью».

«При переходе на систему «Мобильное предприятие» мы предоставляем экспертную оценку об экономической составляющей. Когда предприниматель обращается к нам, мы производим аудит его затрат на услуги автоматизации бизнеса и показываем в режиме реального времени в специальном калькуляторе его конечный выигрыш от перехода на наше решение. Это довольно просто: мы вносим объективные текущие показатели его расходов (телефония, анализ рекламы, CRM и многое другое) и показываем, насколько он сможет увеличить эффективность своего бизнеса, внедрив «Мобильное предприятие». Мы опрашивали и сотрудников компаний и знаем, что самое главное не контроль, который над ними получает предприниматель, а то, что в конечном итоге получат сами сотрудники. А получат они быструю помощь для решения текущих задач. Одно из основных пожеланий сотрудников – улучшить эффективность работы внутри организации. С нашим решением они получают возможность работать мобильно и за счет этого оперативно решать текущие задачи компании. На наш взгляд, в бизнесе самым главным является быстрый обмен информацией для принятия оперативных решений. Система «Мобильное предприятие» поднимает на новый уровень общение внутри компании и с клиентами за счет встроенного бизнес-мессенджера с возможностью постановки задач, групповых и личных записей в блокноте и, конечно же, полноценной «карточки клиента». Всем функционалом возможно воспользоваться из любой точки России и мира при наличии доступа в интернет, таким образом, необходимость присутствия в офисе отпадает».

Правила работы с мобильными сотрудниками

Понятно, что не все задачи можно решить удаленно и что иногда в «мобильном офисе» тоже возникают проблемы. Характер у всех людей разный – кто-то просто не может дома мобилизовать себя на активную работу, кому-то, наоборот, родные стены помогают трудиться эффективнее. Если с последними все хорошо, то первым бывает непросто найти способ поднять себя с дивана или, находясь на этом самом диване, открыть ноутбук и начать выполнять рабочие задачи. Если руководитель задумывается о переводе работников на удаленную работу, то ему нужно использовать индивидуальный подход. Дома может оказаться множество факторов, которые будут мешать продуктивной деятельности. Причем их наличие вовсе не означает, что надо отказываться от идеи мобильного офиса. На Западе, где этот тренд появился гораздо раньше, чем в России, даже есть остроумный термин Coffice – когда человек идет в кафе и работает там. Зачастую это отличный вариант, который устраивает все стороны.

Также важно техническое обеспечение мобильных сотрудников. Использование корпоративного ноутбука является обязательным прежде всего по соображениям безопасности. Такой компьютер должен быть интегрирован в сеть компании, где бы он ни находился, а установленное ПО – соответствовать необходимым требованиям. Соблазн позволить сотруднику работать на личном лэптопе может нанести ущерб компании из-за потенциальной угрозы потери данных.

Впрочем, все проблемы легко преодолеть, если заранее подготовить почву для перевода сотрудников к мобильной работе. Инструментов для этого сегодня достаточно. Главное – помнить, что основной актив любой компании – это ее кадры. Если подойти к вопросу с умом, эффективность работы компании в режиме «мобильного офиса» только повысится.