– Екатерина, сегодня можно найти немало компаний, которые ведут документооборот по старинке. Задачи закрывают по чекам, сотрудники самостоятельно развозят документы и так далее. Как такое возможно?

– Да, до сих пор существуют компании, которые не используют цифровые сервисы и работают по привычным алгоритмам – делают вручную то, что давно можно делегировать системе. Сотрудники, ответственные за организацию процессов, иногда используют давно знакомые «бумажные» методы. Эти способы работы существуют десятилетиями и являются своего рода «динозаврами» бизнеса. А ведь бухгалтеры, администраторы и кадровики – ключевые специалисты в любой организации, от которых зависит общая производительность. Именно поэтому их работу можно и нужно сделать более эффективной.

К примеру, сальдо: настоящая головная боль для бухгалтерии – его правильно свести, когда у тебя возмещение по чекам. Ошибок крайне сложно избежать. А если в закрывающих документах обычный чек, а не фискальный, то сотруднику ничего не возместят – получается, в бизнес-целях за свой счет. Разве что бухгалтер проявит изобретательность, но это уже игра на грани фола. Зачем такие ухищрения, если есть удобные современные сервисы для B2B-клиентов, в которых вообще нет нужды смотреть каждый отдельный чек, а можно сразу получать корректные закрывающие документы.

– А высоки ли шансы сохранять конкурентоспособность и оставаться на рынке у компаний, которые в силу каких-то причин не созрели для автоматизации документооборота?

– На самом деле, если взглянуть на рынок, компании, где большинство сотрудников не пользуются современными решениями, достаточно быстро «вымирают». Они не способны работать и масштабироваться как конкуренты, ориентированные на новое, быстро адаптироваться и трансформировать бизнес.

Конечно, есть и организации, существующие на рынке не один десяток лет и имеющие большое количество контрактов, но им буквально наступают на пятки молодые игроки. У них меньше штат, они более гибкие и эффективные за счет цифровых сервисов, что плотно вошли в их операционку. Именно поэтому, на мой взгляд, стоит инвестировать в автоматизацию бизнес-процессов и внедрять в работу корпоративные сервисы вроде Яндекс Go для бизнеса.

– У компаний, которые работают по старинке, остается надежда догнать прогресс?

– Я убеждена, что те предприниматели, кто пока еще не сделал ставку на автоматизацию, рано или поздно осознают, что теряют деньги. Они не могут бесконечно увеличивать штат – это просто приведет к отрицательному балансу. Оборот может оставаться высоким, но прибыль начнет падать. Выход есть – цифровая трансформация.

Возьмем, к примеру, банковскую сферу. В лидеры выходят финансовые организации, которые отказались от традиционной модели в пользу цифровой. Открытие отделений означает серьезные затраты на покупку или аренду помещений, их содержание, оплату коммунальных услуг и электроэнергии, создание рабочих мест для сотрудников, покупку оборудования и прочее. Это большие расходы, которых банк может избежать, предложив клиентам офис в приложении и организовав доставку дебетовых и кредитных карт в любой уголок страны. Именно это обеспечило первоначальный успех экспансии одного из лидирующих банков в регионах и стало примером для остальных.

– Какие операционные задачи можно легко делегировать сервисам?

– При бумажном документообороте владельцу бизнеса сложно обеспечить постоянный контроль. И собственник чаще всего не понимает, что видит только часть картины. Информация обновляется периодами – в конце месяца или квартала. А как без выверенных данных по затратам принимать правильные решения?

Цифровые сервисы, подобные нашему, помогают предпринимателю решать административные задачи бизнеса, например заказывать такси, обеспечивать питание сотрудникам, наполнять кофе-поинты в офисе. При этом система в режиме реального времени помогает отслеживать денежные потоки, проверять обоснованность трат. Если видно, что где-то намечается перерасход, то своевременно реагировать – скорректировать лимит или вовсе отключить доступ к определенным сервисам в личном кабинете. Это позволит не выйти за рамки бюджета компании. Функция контроля в данном случае важна прежде всего для представителей малого и среднего бизнеса, у которых нередко как раз с этим и возникают сложности.

– А что с географией? Где такое решение уже успели оценить, а где к нему пока присматриваются?

– Компании из Москвы и Санкт-Петербурга, городов-миллионников можно назвать активными пользователями. В меньшей степени сегодня корпоративные сервисы распространены в регионах. Уверена, что это временно. Преимущество цифровых сервисов как раз в том, что познакомиться с ними можно из любой точки. Мы можем «дотянуться» до любой аудитории, объяснить преимущества продукта и начать сотрудничество.

– С чего предпринимателю начать?

– Перевести бумажный документооборот в электронный, например в 1С – программой пользуются практически все бухгалтеры, хотя и на старте требуется обучение.

В случае с Яндекс Go для бизнеса достаточно подключить личный кабинет по оферте, а после пополнить корпоративный счет, расширить доступ на сотрудников и установить лимиты по каждому сервису. Можно подключить только один, например такси, если сотрудники часто ездят на офлайн-встречи, а можно сразу несколько – каждая компания выстраивает свой сценарий социального пакета.

Что касается малого и среднего бизнеса, часто они приходят с конкретным запросом зарегулировать процесс организации командировок в компании. Мы это тоже решаем – подключаем Яндекс Командировки. Сервис не только помогает с покупкой билетов и бронированием отелей, но и с комплексом других задач «внутри» деловой поездки: заказ такси, еды в отель, аренда каршеринга и другие. Стоимость проживания в гостиницах здесь может быть до 30% ниже, чем в B2C-сервисах, благодаря специальным тарифам для корпоративных клиентов. При оплате достаточно использовать корпоративный счет, и все данные о покупках и оказанных услугах будут доступны в личном кабинете.

Важно запомнить одно: успех внедрения корпоративных сервисов во многом зависит от правильного подхода, нужно делать интеграцию постепенно. Это позволит сотрудникам плавно адаптироваться к изменениям. Обеспечьте обучение и поддержку, делайте установочные встречи с разбором вопросов: вот увидите, со временем их станет меньше, а процессы – эффективнее.