Словосочетание «электронный документооборот» (сокращенно – ЭДО) звучит скучно, но на практике позволяет как раз минимизировать скуку: экономить время, передавая документы почти мгновенно; избежать долгих поисков и потерь документов благодаря тому, что архивы ведутся в электронной форме. Говоря техническим языком, ЭДО – механизм движения документов с разными степенями защиты, созданных при помощи компьютерных средств обработки информации. Сегодня ЭДО используется как для обмена документами между предприятиями и госорганами, так и во взаимоотношениях компаний между собой. Подлинность электронного документа подтверждает электронная подпись – реквизит, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа подписи, который позволяет проверить, был ли изменен документ после формирования подписи.

Непривычная «цифра»

По данным аналитической компании J’son & Partners Consulting (J&P), российский рынок юридически значимого электронного документооборота в 2014 году составил 14 млрд рублей. Из них на сегмент электронной отчетности (ее в обязательном порядке подают в госорганы) пришлось 13,6 млрд рублей, а на молодой, еще зарождающийся сегмент межкорпоративного ЭДО – 400 млн рублей. Объем смежного с ЭДО рынка EDI (Electronic data interchange – электронный обмен данными, то есть обмен электронными сообщениями в специальном формате, но без электронной подписи) составил около 4 млрд рублей.

На сегодня максимально безбумажное делопроизводство в России действует в ритейле, на втором месте – фармацевтика. При этом крупный и средний бизнес применяет ЭДО активнее: они составляют 34% всех предприятий, его использующих.

В России создавать электронные документы и отправлять их из своих учетных систем могут 5,6% юридических лиц – это примерно 140 тыс. компаний и учреждений. Но получать электронные документы, чаще всего через веб-интерфейсы, может 40% предприятий, или почти 500 тыс. При этом общее число российских предприятий, сдающих отчетность в электронном виде, составляет 1,88 млн (75,2%).

«Наше население никак не может привыкнуть ни к чему электронному, – сетует Евгений Васеев, заместитель руководителя Регионального управления АО «Финам». – Процент пластиковых карт у физлиц еще, наверное, не перешагнул 50% от всего населения, корпоративные пластиковые карты вообще единицы используют. Что тут говорить об электронном документообороте! Хотя бухгалтеры уже давно подают отчетности в ИФНС дистанционно».

Еще одна возможная причина сравнительной непопулярности электронного документооборота у россиян – то, что в стране долгое время была не проработана нормативная база. Однако с введением четких требований в законы (и не без помощи ФНС в популяризации сервиса) ситуация стремительно меняется, и теперь проникновение ЭДО растет достаточно высокими темпами.

Сейчас за год в России в электронном виде передается около 80 млн документов – это всего 0,5% от 15 млрд комплектов документов, ежегодно отправляемых в России. Но, по прогнозам экспертов J&P, уже через два года эта доля может в корне измениться: проникновение межкорпоративного ЭДО вместо нынешних 0,5% достигнет 22,5% и почти сравняется с сегментом отчетности (в 2018 году они достигнут 18 млрд и 20,7 млрд руб. соответственно, подсчитали аналитики). В общей сложности рынок безбумажного документооборота, по этим прогнозам, увеличится почти в три раза.

ЭДО в России развивается нормальными темпами, убежден руководитель проектов «Обмен электронными документами» компании «1 С» Артем Танан. «Электронная отчетность набирала обороты более 10 лет, а ЭДО развивается только четыре года, – рассуждает Танан. – С 2012 года появилось несколько сотен активных крупных компаний, которые вовлекли свыше 30% своих контрагентов, и тысячи – ведущих обмен с 3–5% контрагентов». Фактически это означает, что первый виток развития ЭДО в РФ завершен – накоплены знания и экспертиза для массового тиражирования успешного опыта.

Время – деньги

Такие темпы роста неудивительны, учитывая, что внедрение ЭДО занимает сравнительно немного времени. Например, подготовка к использованию системы юридически значимого ЭДО у МТС занимает меньше часа, утверждает директор департамента управления, внедрения и поддержки мобильных и фиксированных услуг бизнес-рынка МТС Сергей Елпатьевский. «МТС предоставляет единый веб-интерфейс, и поэтому не требуется времени и ресурсов на установку дополнительных программ. Все, что нужно, – это рабочий компьютер и подключение к интернету». Дольше всего будет происходить непосредственный перевод необходимых документов в электронный формат, предупреждает Елпатьевский. Но, несмотря на это, компания увидит существенную экономию и ускорение процессов уже через несколько недель после перехода на ЭДО.

Внедрить электронный документооборот полностью можно и за несколько часов, соглашается Артем Танан. Правда, это верно только в том случае, если в компании есть лишь одно уполномоченное лицо с правом согласования, утверждения и подписания бумажных и/или электронных документов; в организации используются типовые решения; контрагенты готовы к обмену электронными документами и их немного, а также нет необходимости в передаче им дополнительных данных (коммерческой информации).

В остальных случаях, по опыту «1С», сроки увеличиваются, иногда существенно. Например, у корпоративного заказчика только принятие решений и согласование новых регламентов работы с ЭДО занимает в среднем шесть месяцев. А полноценное внедрение ЭДО с вовлечением хотя бы 5% контрагентов составляет и вовсе один-два года, отмечает Танан.

Плюсы и минусы

Главная причина, стимулирующая внедрение электронного документо-оборота, – возможность сдавать в цифровом виде налоговую и бухгалтерскую отчетность. Именно это послужило решающей причиной для 53% компаний, использующих ЭДО. За этим следует возможность обмениваться юридически значимыми документами и только после этого – возможность повысить таким образом эффективность бизнеса. При этом повышение эффективности и сокращение трудозатрат сотрудников – как раз самое очевидное преимущество безбумажного документооборота. Электронные документы не надо распечатывать, не надо проставлять на них печати, упаковывать в конверты… Достаточно только загрузить документ, подписать там же и немедленно отправлять, отмечает директор по маркетингу корпоративного бизнеса оператора «МегаФон» Николай Мазур. По его словам, ЭДО позволяет сократить затраты на работу с документами на 70–90%.

Самый быстрый экономический эффект ЭДО приносит организациям, у которых:

– большое количество однотипных сделок с ограниченным количеством постоянных контрагентов;

– много номенклатурных позиций в первичных документах;

– контрагенты территориально удалены (другие регионы);

– бумажное сопровождение сделок составляет более 10% от маржинальности самой сделки.

«ЭДО позволяет быстрее оформлять сделки, а значит, быстрее возмещать НДС, – объясняет Артем Танан из «1 С». – В условиях снижения возможности кредитования в финансовых организациях ЭДО позволяет увеличить количество средств на расчетном счете организации – это серьезный аргумент для руководителей». Бухгалтерам же важнее, что при использовании ЭДО из учетных систем сокращается количество расхождений в книгах покупок и продаж. Это, в свою очередь, снижает количество требований на предоставление оригиналов и время на обработку запросов: найти электронный документ значительно проще бумажного.

Многие амбициозные планы государства, такие как цифровой город будущего или электронное правительство, неразрывно связаны с внедрением и распространением ЭДО: без этого не будет возможным ни один проект по интеграции информационных систем в госсекторе. «Мы наблюдаем все большую заинтересованность со стороны заказчиков во внедрении систем ЭДО, особенно в госструктурах», – констатирует директор отделения автоматизации деловых процессов компании «ФОРС» Василий Анфиногентов.

Потенциал ЭДО уже осознают и компании, отмечает он. «Важно только, чтобы пришло понимание, что формализацию нужно проводить на основе процессного подхода к управлению, тогда и результаты от внедрения таких систем будут существенно выше», – резюмирует он.

«Спрос на системы юридически значимого ЭДО за 2015 год вырос вдвое, что наглядно доказывает: снижение расходов стало приоритетной задачей для российских компаний, а ЭДО – это эффективный инструмент оптимизации.

У компаний нет ресурсов на эксперименты, времени на раскачку, руководители бизнеса выбирают действенные, быстрые и доступные решения от надежных поставщиков. Одно из них – электронный документооборот.

Эффективность

Ускорение бизнес-процессов, сокращение трудозатрат и расходов – то, что клиент получит уже через полгода использования юридически значимого ЭДО. По нашим подсчетам, на изготовление, подписание и передачу одного бумажного комплекта документов компания в среднем тратит около 30 рублей. Электронный комплект обходится в сумму от 4 до 7 рублей в зависимости от объема. За год средняя компания оформляет около 1–1,5 млн документов, таким образом, реальная экономия от внедрения юридически значимого электронного документооборота составляет несколько десятков миллионов рублей. Решение не только выгодное, но и полезное для экологии. Отказ от бумаги в офисе – это мировая тенденция, направленная на сокращение вырубки лесов.

Прозрачность

Электронный формат работы сокращает время согласования документов между подразделениями и подписания их у руководства, сроки подписания и передачи документов контрагентам, снижаются издержки на ведение бумажного архива, появляется удобство хранения и поиска, а также предоставления документов по запросу контролирующих органов. Вдвое сокращается количество ошибок, свойственных ручному вводу данных. Повышается прозрачность бизнес-процессов и степень защиты информации, поскольку ЭДО обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей, а все действия с документом – чтение, изменение, подписание – протоколируются.

Мобильность

Кроме скорости принятия решений современный ритм требует мобильности. Мало кто может позволить себе уехать в отпуск, отключив средства связи, вопросы требуют согласования здесь и сейчас. Оставаться на связи для решения оперативных вопросов поможет ЭДО. Для работы в системе нужен компьютер и подключение к интернету. Расстояние перестает иметь значение, система доступна в любое время из любой точки планеты, сотрудники могут работать вне офиса. Географически удаленные клиенты получат тот же сервис, что и те, кто находится в одном с компанией регионе».