Экспедитор – это тот, кто оказывает услуги по организации перевозок грузов (подбирает маршрут, ищет непосредственного перевозчика, оформляет необходимые документы), перевозчик – по доставке груза. Закон о радикальной перестройке условий их работы был принят летом прошлого года и поэтапно вступает в силу. Изменения внесены в действующие законы «О транспортной-экспедиторской деятельности», а также в Воздушный кодекс, «Устав железнодорожного транспорта РФ», «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта».
Оформление через систему
В электронном виде с 1 сентября 2026 года необходимо формировать транспортные накладные и заказы при автомобильных, железнодорожных, воздушных перевозках (перевозочные документы), а также поручения экспедитору, экспедиторские и складские расписки (экспедиторские документы).
Их следует подписывать усиленной квалифицированной электронной подписью либо усиленной неквалифицированной электронной подписью физлица, сертификат ключа проверки которой создан и используется посредством портала «Госуслуги». Если документ подписывает не ИП или руководитель организации, а сотрудник, ему понадобится еще и машиночитаемая доверенность.
Спектр снижения рисков: плюсы и минусы масштабного плана по повышению безопасности на дорогах России
Все электронные документы должны направляться в государственную информационную систему перевозочных документов (ГИС ЭПД). Запущена она в 2022 году, но раньше ее применение было для бизнеса делом добровольным. По данным Минтранса, сейчас через ГИС ЭПД работают порядка 37 тыс. компаний, ими оформлено почти 50 млн электронных документов, с использованием которых перевезено свыше 80 млн тонн груза. Активно взаимодействуют с системой Х5, «Магнит», «Озон», «Почта России» и другие крупные игроки. После 1 сентября 2026-го в ведомстве ожидают кратного роста числа компаний и перевозчиков, подключенных к системе.
Обмен документами между задействованными в логистическом процессе компаниями и ИП, передача их в ГИС пойдет не напрямую, а через аккредитованного оператора информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД). Таких компаний-операторов, включенных в реестр Минтранса, сейчас 14, с их перечнем можно ознакомиться на сайте ведомства.
Алгоритм действий
Федеральная налоговая служба (ФНС) рекомендует такую последовательность действий при переходе на электронные документы. Определить, кто именно в компании участвует в оформлении документов (кладовщики, логисты, бухгалтеры, руководители). Выбрать оператора ИС ЭПД. Оформить электронную квалифицированную подпись тому из сотрудников, кто занят в документообороте. Выбрать операционное решение – веб-версию, модуль, мобильное приложение. Обучить персонал. Протестировать новые правила с одним или несколькими ключевыми партнерами – грузополучателями или грузоотправителями.
Транспортный электронный документооборот можно запустить только в том случае, если его подключат все участники логистической цепочки: отправитель, перевозчик и получатель грузов, а также экспедитор (в зависимости от конкретного сценария перевозки), подчеркивает ФНС. «Даже если в офис поставляется обычная бумага, необходимо подписать электронную транспортную накладную и заключить договор с оператором», – уточняет Наталья Соболева (ГК «Астрал», оператор ИС ЭПД).
На практике переход на электронный бумагооборот с учетом подключения контрагентов и тестирования процессов занимает от двух до шести месяцев, предупреждает налоговое ведомство.
Реестр экспедиторов
Правила обмена электронными экспедиторскими документами, и направления их в электронную систему утверждены постановлением правительства. Они будут действовать с 1 сентября 2026 года до 1 сентября 2032 года.
Без включения в специальный реестр (и после исключения из него) с 1 марта 2026 года заниматься экспедиторской деятельностью запрещено. Значит, передавать электронные документы в ГИС ЭПД не легализованные таким образом компании не смогут. Ведет реестр Ространснадзор на национальной цифровой транспортно-логистической платформе «ГосЛог», информация общедоступна.
Согласно ст. 11.14.3 Кодекса об административных правонарушениях (КоАП), экспедиторам, которые работают без регистрации, грозит штраф: 3–5 тыс. рублей – для граждан, 100–300 тыс. – для организаций и ИП. Повторное в течение года нарушение обойдется в 5–10 тыс. и 0,5–1 млн рублей соответственно.
На платформе «ГосЛог» сейчас зарегистрировано 72 тыс. экспедиторов при первоначальных оценочных прогнозах в 45 тыс. Денис Малышев, руководитель направления транспорта и логистики компании «Тензор», считает, что этот избыток отражает путаницу в определении того, кто именно является экспедитором. В реестре, по его словам, можно выделить три категории: настоящие экспедиторы и логистические операторы; перевозчики, которые зарегистрировались по ошибке; и грузовладельцы, которые осознают, что выполняют экспедиторские функции.
Исключения из правил
Закон дает Минтрансу право определять случаи, когда перевозочные и экспедиторские документы можно оформлять на бумаге. Перечни таких случаев для автомобильного, железнодорожного, воздушного транспорта и экспедиторов установлены четырьмя приказами ведомства.
При разнице формулировок все они содержат общие моменты. Так, перевозочные и экспедиторские документы могут быть бумажными, если речь идет о грузах военного назначения, а также о перевозках по территориям, где введены режимы повышенной готовности или чрезвычайной ситуации, чрезвычайного или военного положения, действует правовой режим контртеррористической операции (КТО).
Куда ведут рельсы: как железные дороги стали главным логистическим инструментом России
Бумажными документами можно обойтись при оформлении и доставке автотранспортом грузов, предназначенных физлицам «для личных, семейных, домашних и иных не связанных с осуществлением предпринимательской деятельности нужд», а также при экспедиторской деятельности. При перевозках (и оформлении экспедиторских документов) автомобильным и воздушным транспортом исключения сделаны и для грузоотправителей или грузополучателей – иностранных граждан и организаций разных категорий.
Самолетами, в отличие от других видов транспорта, с бумажным сопровождением можно перевозить скоропортящиеся предметы и вещества, домашних, служебных и диких животных, а также человеческие останки и останки животных.
Во всех четырех приказах упомянуты случаи, когда оформление электронных документов невозможно из-за отсутствия интернета. Применительно к железнодорожным транспортным накладным или экспедиторским документам говорится также об «обстоятельствах непреодолимой силы».
В разговоре с «Профилем» вице-президент Федеральной палаты адвокатов Олег Баулин разъяснил: согласно позиции Пленума Верховного суда, чтобы признать некое событие обстоятельством непреодолимой силы в соответствии с Гражданским кодексом, необходимо одновременное наличие двух существенных признаков. Во-первых, чрезвычайность (исключительность обстоятельства, не являющегося обычным в конкретных условиях), во-вторых – непредотвратимость (любой участник гражданского оборота не мог бы избежать наступления этого обстоятельства или его последствий).
Военное положение и режим контртеррористической операции (КТО) могут быть квалифицированы как обстоятельства непреодолимой силы, что вытекает из закона и подтверждается судебной практикой, говорит юрист. А невозможность передачи документов в электронном виде может быть признана таковым в ситуациях, «когда отсутствие доступа к сети Интернет вызвано иными чрезвычайными и непредотвратимыми событиями, либо когда фактические последствия военных действий затрагивают территории, где соответствующий правовой режим формально не введен», считает Баулин.
За работу с бумажными документами вне установленных исключений водителя транспортного средства могут наказать на 500 рублей (ст.12.3 КоАП). А экспедитору (юрлицу или ИП) ст. 11.14.3 КоАП грозит оборотным штрафом в размере от 0,001 до 0,003 размера выручки, но не менее 500 тыс. рублей. Повторное нарушение увеличивает штраф до 0,01–0,03 от выручки, но не менее 1 млн рублей.
Учет особых условий сделает регулирование отрасли более современным и адаптивным к реальным вызовам, полагают в Минтрансе.
Нагрузка возрастет
Основатель проекта N.Trans Lab, эксперт в области логистики Института экономики роста им. П. А. Столыпина Мария Никитина утверждает, что в целом рынок не готов к переходу на электронные перевозочные документы. «Главные участники процесса, перевозчики, не понимают, какова цель этого перехода. К тому же у них возрастут дополнительные затраты: на установку специального программного обеспечения, специалистов, обучение, и каждая транзакция, по сути, будет платной», – объясняет эксперт. Операторы ИС, по ее словам, на семинарах открыто предупреждают, что с 1 сентября рынок ждет коллапс – сбои, неточности и нестыковки.
«Основные бенефициары на этом этапе – операторы ЭПД-системы и крупные перевозчики, которые надеются, что другие участники рынка, ИП и самозанятые автоперевозчики, не выдержат конкуренции», – сказала Никитина «Профилю».
Уже не из варяг и больше не в греки: почему речной транспорт стал пасынком российской логистики
Директор по развитию бизнеса оператора ГИС ЭПД ГК «Астрал» Степан Терехин в интервью «Коммерсанту» отметил, что 76% транспортных средств, участвующих в грузоперевозках, принадлежат ИП. «У них никаких решений зачастую нет – они ведут учет либо в тетрадке, либо в Excel, либо еще как-то», – сказал он. Операторы ищут варианты решения проблемы.
ГИС ЭПД подготовлена к резкому увеличению нагрузки после 1 сентября, считают в Минтрансе. В случае технического сбоя центральной системы документы будут оформляться и накапливаться у оператора ИС и автоматически передаваться при восстановлении доступности, объяснял недавно директор Департамента цифрового развития этого ведомства Артём Юренков.
Минтрансом и операторами ИС прорабатываются решения о подписании документов офлайн и передаче их потом через «Макс». А водители, по словам Юренкова, смогут предъявлять электронные документы или их распечатанные копии с QR-кодами сотрудникам контролирующих органов на дороге.
Переходный период
Глава думского комитета по малому и среднему предпринимательству Александр Дёмин («Новые люди») рассказал «Профилю», что, хотя эксперимент по введению электронных транспортных накладных стартовал несколько лет назад, предприниматели воспринимают нововведения настороженно. «Особенно это касается бизнеса в сфере сельского хозяйства, где большое количество перевозок происходит в удаленных районах, в которых интернет либо нестабилен, либо отсутствует вовсе», – уточнил он.
Собрав мнения предпринимателей, депутаты предлагали Минтрансу дать возможность оформлять электронный документ в течение суток после начала перевозки, но поддержки не получили. Однако есть и позитивные решения, отмечает Дёмин. Так, ГИС ЭПД, в которой оформляются накладные, включена в «белый список», что снижает риски блокировок.
«Работа по адаптации бизнеса к новым правилам продолжается. Будем следить за правоприменительной практикой и, если потребуется, готовить дополнительные предложения», – говорит депутат.
Хотя действующие законы и подзаконные акты никаких переходных периодов не предусматривают, Минтранс объявил о том, что в течение шести месяцев за предъявление бумажной версии вместо электронной не будут штрафовать – сотрудники Ространснадзора и МВД ограничатся устным замечанием. О переходном периоде ранее просили бизнес-организации (РСПП, ТПП).
