Архивная публикация 1999 года: "Цейтнот"
Времени, как и денег, никогда не бывает достаточно. Одни, не успев осуществить намеченное, страшно переживают. Других, наоборот, работа в условиях цейтнота подхлестывает, и они успевают сделать все или почти все. Третьи вообще не знают, что такое нехватка времени: они никуда не торопятся и ничего экстраординарного не планируют. Так что же такое цейтнот: испытание для нервов или тренировка интеллекта?Цейтнот -- это плохо. В спешке легко совершить ошибку, иногда трагическую. Когда в 1991 году на глазах всей Америки взорвался "Шатл" с восемью астронавтами на борту, никто и предположить не мог, что причиной была элементарная спешка: госдепартамент торопил НАСА с космической программой, чтобы вовремя отрапортовать.
Сейчас в Москве перестраивают крупнейшие мосты -- Устьинский, Лужнецкий, эстакаду у станции метро "Парк культуры". Причина все та же: когда их возводили, строители, чтобы успеть к очередному юбилею, замешивали в бетон соль. Раствор быстрее затвердевал, но и быстрее потом разрушался. Вот если бы цейтнота не было -- мосты построили бы с соблюдением технологии.
С другой стороны, цейтнот, безусловно, полезен, так как способствует мобилизации внутренних ресурсов страны, коллектива, человека. Свои реальные возможности мы с состоянии узнать, лишь работая на пределе сил.
Радуйтесь, если обнаружили, что вы в цейтноте. Значит, что вам в жизни нескучно, а это само по себе уже неплохо. Вас многое влечет и манит -- осталось только разобраться с обилием интересных и важных дел, чтобы не наделать ошибок и не вогнать себя в стресс.
В борьбе за оптимизацию
Лев Толстой утверждал, что "спокойствие есть душевная подлость". С точки зрения творческого человека, настоящая жизнь -- это концентрированная работа души и мысли, то есть цейтнот.
Если каждый день вы выполняете 100% запланированного -- значит, вы себя недооцениваете, не ставите себе цели выше обычных. В менеджменте работа считается эффективной, если достигается 80% намеченного. Это означает, что вам есть куда расти и вы видите свои перспективы. Если же вам удается лишь 60%, значит, вы либо от себя слишком многого требуете, либо слишком ленивы, чем загоняете себя в положение неудачника.
В любом деле есть период планирования, который в состоянии цейтнота очень хочется опустить. Закономерность же такова, что чем дольше обсуждаются детали проекта, тем меньше времени потребуется для его реализации. Если вам кажется, что все и так понятно и нужно немедленно приступить к делу, высока вероятность, что вы увязнете в деталях и потеряете уйму времени.
Еще один принцип, который позволит справиться с цейтнотом: правильно выбирайте дела.
Перед началом любого проекта, как советует Марк Розин, заместитель гендиректора RHR International Ecopsy, надо обязательно задать себе четыре вопроса.
1. Действительно ли это нужно делать? Удивительно, но в большинстве случаев вы ответите на этот вопрос отрицательно и освободите время для других, более важных дел.
2. Нужно ли это делать именно в такой форме? Например, люди часто рвутся на личную встречу, чтобы решить свой вопрос. На самом же деле 90% всех проблем можно решить по телефону. Ваш долг в целях экономии времени этой возможностью воспользоваться. Если проситель настойчив, предложите ему изложить свои соображения в письменном виде и передать вам через секретаря.
3. Действительно ли нужно делать это сейчас? Дела бывают срочными и важными. Так вот, лучше всего заниматься важными и не допускать, чтобы они переходили в разряд срочных, ибо в спешке можно ошибиться.
4. Действительно ли это должен делать именно я? Перепоручайте все, что только можно перепоручить, другим сотрудникам, коллегам, друзьям и родственникам.
Такая небольшая мыслительная пауза перед выполнением работы позволит вам осознанно принять решение. Ведь в чем состоит самая распространенная ошибка начинающих менеджеров? Они не размышляют, делать ли работу вообще или как ее лучше выполнить,-- они кидаются на все без разбору и становятся рабами случайных дел.
Чтобы оградить свое рабочее время от посягательств окружающих, которые, естественно, хотят его использовать в своих корыстных целях, учитесь вежливо, но твердо говорить "нет", делать телефонные переговоры и встречи максимально сжатыми и эффективными, прерывать общение с человеком, когда оно уже бессмысленно.
И научитесь отдыхать -- это, безусловно, повысит продуктивность вашего труда. В Германии охрана личного времени стала государственной задачей -- вас могут наказать, если застанут за работой в выходные.
Торопитесь не спеша
Немецкий профессор Лотар Зайвер в книге "Ваше время в ваших руках", выпущенной на русском языке в 1995 году, дал подробнейшую инструкцию, как экономить время и не попадать в цейтнот. Вот некоторые его советы.
Проведите ревизию своего времени. Понаблюдайте за собой пристально в течение недели, запишите, сколько времени вы реально потратили на важные дела, сколько -- на паузы между ними. Сама эта нехитрая процедура приведет к экономии времени -- так же как ведение домашнего бюджета приводит к экономии денег.
Сформируйте похожие дела в рабочие блоки. Например, по возможности нужно телефонные звонки сгруппировать в один временной блок, ответы на корреспонденцию -- в другой, переговоры с людьми -- в третий. Экономия достигается за счет того, что вам придется один раз настроиться на определенную деятельность и выполнить все целиком, а не переключаться беспрестанно с одного вида работы на другой.
Для чрезвычайно важных дел выделите в своем графике такие часы, когда вас никто не станет беспокоить. Отключите телефон, пейджер, запритесь в кабинете или дома -- вам легче будет сконцентрироваться и быстро сделать работу.
Установите регламент -- сколько времени "стоит" та или иная цель -- и не тратьте на нее ни часа больше. Любая работа, как газ, стремится занять такой объем (столько времени), какой есть. Вот и отведите ей (работе) объем минимальный.
Выбирайте приоритеты. Вы все равно не успеете переделать все дела, которые могут прийти вам в голову, поэтому четко определите, что для вас важно, что желательно, а что необязательно. Не стремитесь делать хорошо то, что не нужно делать вообще. Как в доме есть полезные вещи, а есть мусор, от которого вы периодически избавляетесь, так и в ваших делах есть случайные занятия, от которых нужно освободить пространство вашей жизни.
Перестаньте заниматься тем, что могут сделать за вас другие. Смело делегируйте ответственность. Станьте менеджером своей жизни -- учитесь эффективно управлять и распоряжаться всеми имеющимися ресурсами: финансами, людьми, информацией. Оставьте себе только то, что никто, кроме вас, сделать не сможет.
Большие дела выполняйте частями. На языке управленцев это называется "нарезать салями". Работу, которая в первом приближении пугает, можно разбить на составляющие, которые не так обременительны.
Ставьте промежуточные цели. Быстрый успех на каждом этапе будет вдохновлять вас. Вы и не заметите, как справитесь с целью, которая вначале пугала и казалась недостижимой.
Начинайте утро с успеха. Планируйте на начало рабочего дня важное дело, выполнение которого вас вдохновит и задаст тон на целый день. Многие руководители приходят на работу на час-полчаса раньше подчиненных именно затем, чтобы разобраться с самыми важными проблемами.
Учитывайте колебания собственной работоспособности. Если вы "жаворонок", естественно, что ваше время -- утро. Если вы "сова", планируйте самые ответственные встречи на вечер.
Умейте переключаться. Придумайте, на что можно было бы использовать сэкономленное в борьбе с цейтнотами время. Пусть это будет какое-то очень важное, приятное личное занятие (спортзал, бассейн, роман, театр, занятия с детьми), чтобы был хороший стимул работать быстрее и лучше.
Елена Сергеева, редактор программы "Доброе Утро": "На телевидении постоянный цейтнот. Чтобы не стать его жертвой, я придерживаюсь нескольких железных правил. Во-первых, что бы ни случилось, в выходные отдыхать и о работе не думать. Во-вторых, действовать с опережением: в понедельник планирую дела на всю неделю и стараюсь сделать их за три-четыре дня, чтобы потом была возможность отдохнуть. И наконец, если что-то сорвалось, я не мучаю себя обвинениями, а говорю, что сделала все возможное, но обстоятельства оказались сильнее".
После цейтнота
Если вы привыкли жить в напряженном творческом ритме, следите за тем, чтобы после очередного достижения не попасть в эмоциональную яму. Вам, очевидно, известно чувство опустошенности, которое следует сразу за цейтнотом. Вы выложились на все сто, прыгнули выше собственной головы, осуществили неосуществимое. И тут неизбежно возникает вопрос: а что дальше?
Мой научный руководитель, доктор психологический наук Сергей Юрьевич Степанов, живущий запредельно концентрированно, в свое время поделился секретом спасения от подобной опустошенности. Настоящая цель должна быть высокой и принципиально недостижимой (в его случае это создание нового научного направления), а промежуточные цели типа защиты диссертаций, должностей, научных статей имеют относительную (не абсолютную) ценность. Поэтому после защиты или повышения по службе напряженность его жизни никак не менялась.
Если у вас такой суперцели нет, перед финишем очередного проекта хотя бы подумайте о том, чем вы займетесь дальше. Лучше иметь перед собой больше "вкусных" целей, чем реально удастся реализовать.
Умение справляться с цейтнотом сильно влияет на продолжительность жизни. Не сможете обуздать свое время -- "сгорите" на работе. Научитесь распределять свой потенциал -- и работать будете плодотворно, и проживете долго.
Психологи выделяют два типа творческих личностей. Одни умирают в основном до 45 лет (Моцарт -- в 36, Пушкин и Рафаэль -- в 37, Лермонтов -- в 26, Есенин -- в 30, Добролюбов -- в 27). Вторые живут очень долго (Кант -- 81, Фрейд -- 83, Толстой -- 82, Пифагор -- 76, Ньютон -- 84, Гете -- 82). Разница в том, что у первых творческий потенциал берет верх над разумом и волей, их жизнь эмоционально насыщена, но непредсказуема и потому коротка. Вторые же сознательно управляют своей творческой энергией. Они, как правило, четко соблюдают распорядок дня, умеют концентрироваться на одном занятии, избегают лишних эмоциональных потрясений, чем и продляют свою жизнь.
Подумайте о вечном
Когда одного политика спросили, как ему удается много успевать, он ответил: "Я каждый день живу как последний".
Владимир Тарасов, руководитель Таллинской школы менеджеров, советует для лучшей организации жизни наметить дату своей смерти и подсчитать, сколько часов осталось до этого печального события. Далее -- распланировать все действительно важные дела. В такой ситуации должно быть ясно, что следует сделать в первую очередь. Тогда каждый момент жизни будет организован и освящен смыслом.
Именно ощущение своего предназначения дает нам спокойствие, уверенность в себе и спасает от хаотической погруженности в случайные дела.
Времени, как и денег, никогда не бывает достаточно. Одни, не успев осуществить намеченное, страшно переживают. Других, наоборот, работа в условиях цейтнота подхлестывает, и они успевают сделать все или почти все. Третьи вообще не знают, что такое нехватка времени: они никуда не торопятся и ничего экстраординарного не планируют. Так что же такое цейтнот: испытание для нервов или тренировка интеллекта?Цейтнот -- это плохо. В спешке легко совершить ошибку, иногда трагическую. Когда в 1991 году на глазах всей Америки взорвался "Шатл" с восемью астронавтами на борту, никто и предположить не мог, что причиной была элементарная спешка: госдепартамент торопил НАСА с космической программой, чтобы вовремя отрапортовать.
Сейчас в Москве перестраивают крупнейшие мосты -- Устьинский, Лужнецкий, эстакаду у станции метро "Парк культуры". Причина все та же: когда их возводили, строители, чтобы успеть к очередному юбилею, замешивали в бетон соль. Раствор быстрее затвердевал, но и быстрее потом разрушался. Вот если бы цейтнота не было -- мосты построили бы с соблюдением технологии.
С другой стороны, цейтнот, безусловно, полезен, так как способствует мобилизации внутренних ресурсов страны, коллектива, человека. Свои реальные возможности мы с состоянии узнать, лишь работая на пределе сил.
Радуйтесь, если обнаружили, что вы в цейтноте. Значит, что вам в жизни нескучно, а это само по себе уже неплохо. Вас многое влечет и манит -- осталось только разобраться с обилием интересных и важных дел, чтобы не наделать ошибок и не вогнать себя в стресс.
В борьбе за оптимизацию
Лев Толстой утверждал, что "спокойствие есть душевная подлость". С точки зрения творческого человека, настоящая жизнь -- это концентрированная работа души и мысли, то есть цейтнот.
Если каждый день вы выполняете 100% запланированного -- значит, вы себя недооцениваете, не ставите себе цели выше обычных. В менеджменте работа считается эффективной, если достигается 80% намеченного. Это означает, что вам есть куда расти и вы видите свои перспективы. Если же вам удается лишь 60%, значит, вы либо от себя слишком многого требуете, либо слишком ленивы, чем загоняете себя в положение неудачника.
В любом деле есть период планирования, который в состоянии цейтнота очень хочется опустить. Закономерность же такова, что чем дольше обсуждаются детали проекта, тем меньше времени потребуется для его реализации. Если вам кажется, что все и так понятно и нужно немедленно приступить к делу, высока вероятность, что вы увязнете в деталях и потеряете уйму времени.
Еще один принцип, который позволит справиться с цейтнотом: правильно выбирайте дела.
Перед началом любого проекта, как советует Марк Розин, заместитель гендиректора RHR International Ecopsy, надо обязательно задать себе четыре вопроса.
1. Действительно ли это нужно делать? Удивительно, но в большинстве случаев вы ответите на этот вопрос отрицательно и освободите время для других, более важных дел.
2. Нужно ли это делать именно в такой форме? Например, люди часто рвутся на личную встречу, чтобы решить свой вопрос. На самом же деле 90% всех проблем можно решить по телефону. Ваш долг в целях экономии времени этой возможностью воспользоваться. Если проситель настойчив, предложите ему изложить свои соображения в письменном виде и передать вам через секретаря.
3. Действительно ли нужно делать это сейчас? Дела бывают срочными и важными. Так вот, лучше всего заниматься важными и не допускать, чтобы они переходили в разряд срочных, ибо в спешке можно ошибиться.
4. Действительно ли это должен делать именно я? Перепоручайте все, что только можно перепоручить, другим сотрудникам, коллегам, друзьям и родственникам.
Такая небольшая мыслительная пауза перед выполнением работы позволит вам осознанно принять решение. Ведь в чем состоит самая распространенная ошибка начинающих менеджеров? Они не размышляют, делать ли работу вообще или как ее лучше выполнить,-- они кидаются на все без разбору и становятся рабами случайных дел.
Чтобы оградить свое рабочее время от посягательств окружающих, которые, естественно, хотят его использовать в своих корыстных целях, учитесь вежливо, но твердо говорить "нет", делать телефонные переговоры и встречи максимально сжатыми и эффективными, прерывать общение с человеком, когда оно уже бессмысленно.
И научитесь отдыхать -- это, безусловно, повысит продуктивность вашего труда. В Германии охрана личного времени стала государственной задачей -- вас могут наказать, если застанут за работой в выходные.
Торопитесь не спеша
Немецкий профессор Лотар Зайвер в книге "Ваше время в ваших руках", выпущенной на русском языке в 1995 году, дал подробнейшую инструкцию, как экономить время и не попадать в цейтнот. Вот некоторые его советы.
Проведите ревизию своего времени. Понаблюдайте за собой пристально в течение недели, запишите, сколько времени вы реально потратили на важные дела, сколько -- на паузы между ними. Сама эта нехитрая процедура приведет к экономии времени -- так же как ведение домашнего бюджета приводит к экономии денег.
Сформируйте похожие дела в рабочие блоки. Например, по возможности нужно телефонные звонки сгруппировать в один временной блок, ответы на корреспонденцию -- в другой, переговоры с людьми -- в третий. Экономия достигается за счет того, что вам придется один раз настроиться на определенную деятельность и выполнить все целиком, а не переключаться беспрестанно с одного вида работы на другой.
Для чрезвычайно важных дел выделите в своем графике такие часы, когда вас никто не станет беспокоить. Отключите телефон, пейджер, запритесь в кабинете или дома -- вам легче будет сконцентрироваться и быстро сделать работу.
Установите регламент -- сколько времени "стоит" та или иная цель -- и не тратьте на нее ни часа больше. Любая работа, как газ, стремится занять такой объем (столько времени), какой есть. Вот и отведите ей (работе) объем минимальный.
Выбирайте приоритеты. Вы все равно не успеете переделать все дела, которые могут прийти вам в голову, поэтому четко определите, что для вас важно, что желательно, а что необязательно. Не стремитесь делать хорошо то, что не нужно делать вообще. Как в доме есть полезные вещи, а есть мусор, от которого вы периодически избавляетесь, так и в ваших делах есть случайные занятия, от которых нужно освободить пространство вашей жизни.
Перестаньте заниматься тем, что могут сделать за вас другие. Смело делегируйте ответственность. Станьте менеджером своей жизни -- учитесь эффективно управлять и распоряжаться всеми имеющимися ресурсами: финансами, людьми, информацией. Оставьте себе только то, что никто, кроме вас, сделать не сможет.
Большие дела выполняйте частями. На языке управленцев это называется "нарезать салями". Работу, которая в первом приближении пугает, можно разбить на составляющие, которые не так обременительны.
Ставьте промежуточные цели. Быстрый успех на каждом этапе будет вдохновлять вас. Вы и не заметите, как справитесь с целью, которая вначале пугала и казалась недостижимой.
Начинайте утро с успеха. Планируйте на начало рабочего дня важное дело, выполнение которого вас вдохновит и задаст тон на целый день. Многие руководители приходят на работу на час-полчаса раньше подчиненных именно затем, чтобы разобраться с самыми важными проблемами.
Учитывайте колебания собственной работоспособности. Если вы "жаворонок", естественно, что ваше время -- утро. Если вы "сова", планируйте самые ответственные встречи на вечер.
Умейте переключаться. Придумайте, на что можно было бы использовать сэкономленное в борьбе с цейтнотами время. Пусть это будет какое-то очень важное, приятное личное занятие (спортзал, бассейн, роман, театр, занятия с детьми), чтобы был хороший стимул работать быстрее и лучше.
Елена Сергеева, редактор программы "Доброе Утро": "На телевидении постоянный цейтнот. Чтобы не стать его жертвой, я придерживаюсь нескольких железных правил. Во-первых, что бы ни случилось, в выходные отдыхать и о работе не думать. Во-вторых, действовать с опережением: в понедельник планирую дела на всю неделю и стараюсь сделать их за три-четыре дня, чтобы потом была возможность отдохнуть. И наконец, если что-то сорвалось, я не мучаю себя обвинениями, а говорю, что сделала все возможное, но обстоятельства оказались сильнее".
После цейтнота
Если вы привыкли жить в напряженном творческом ритме, следите за тем, чтобы после очередного достижения не попасть в эмоциональную яму. Вам, очевидно, известно чувство опустошенности, которое следует сразу за цейтнотом. Вы выложились на все сто, прыгнули выше собственной головы, осуществили неосуществимое. И тут неизбежно возникает вопрос: а что дальше?
Мой научный руководитель, доктор психологический наук Сергей Юрьевич Степанов, живущий запредельно концентрированно, в свое время поделился секретом спасения от подобной опустошенности. Настоящая цель должна быть высокой и принципиально недостижимой (в его случае это создание нового научного направления), а промежуточные цели типа защиты диссертаций, должностей, научных статей имеют относительную (не абсолютную) ценность. Поэтому после защиты или повышения по службе напряженность его жизни никак не менялась.
Если у вас такой суперцели нет, перед финишем очередного проекта хотя бы подумайте о том, чем вы займетесь дальше. Лучше иметь перед собой больше "вкусных" целей, чем реально удастся реализовать.
Умение справляться с цейтнотом сильно влияет на продолжительность жизни. Не сможете обуздать свое время -- "сгорите" на работе. Научитесь распределять свой потенциал -- и работать будете плодотворно, и проживете долго.
Психологи выделяют два типа творческих личностей. Одни умирают в основном до 45 лет (Моцарт -- в 36, Пушкин и Рафаэль -- в 37, Лермонтов -- в 26, Есенин -- в 30, Добролюбов -- в 27). Вторые живут очень долго (Кант -- 81, Фрейд -- 83, Толстой -- 82, Пифагор -- 76, Ньютон -- 84, Гете -- 82). Разница в том, что у первых творческий потенциал берет верх над разумом и волей, их жизнь эмоционально насыщена, но непредсказуема и потому коротка. Вторые же сознательно управляют своей творческой энергией. Они, как правило, четко соблюдают распорядок дня, умеют концентрироваться на одном занятии, избегают лишних эмоциональных потрясений, чем и продляют свою жизнь.
Подумайте о вечном
Когда одного политика спросили, как ему удается много успевать, он ответил: "Я каждый день живу как последний".
Владимир Тарасов, руководитель Таллинской школы менеджеров, советует для лучшей организации жизни наметить дату своей смерти и подсчитать, сколько часов осталось до этого печального события. Далее -- распланировать все действительно важные дела. В такой ситуации должно быть ясно, что следует сделать в первую очередь. Тогда каждый момент жизни будет организован и освящен смыслом.
Именно ощущение своего предназначения дает нам спокойствие, уверенность в себе и спасает от хаотической погруженности в случайные дела.
ЕВГЕНИЯ ВАРЛАМОВА
Подписывайтесь на PROFILE.RU в Яндекс.Новости или в Яндекс.Дзен. Все важные новости — в telegram-канале «PROFILE-NEWS».
