Все в цифру: россияне теперь смогут подписывать кадровые документы онлайн

Тотальной цифровизации во многом поспособствовала пандемия. Она сняла ряд барьеров, прежде всего технологических. Все силы государства и бизнеса были брошены на то, чтобы сделать как можно больше процессов и услуг доступными даже в условиях локдауна. В результате технологии и сервисы, проекты которых до коронакризиса годами томились в бюрократической машине или еще даже не рассматривались, были разработаны и введены в эксплуатацию за считанные недели. Цифровая трансформация, что должна была занять минимум 5–8 лет, завершилась за полтора года.

Одновременно уменьшился психологический дискомфорт, который у многих людей вызывало столкновение с технологическими новинками. Из-за пандемии им пришлось ежедневно пользоваться бесконтактными средствами оплаты, общаться с коллегами и друзьями в Zoom, оформлять документы онлайн. Постепенно они привыкли к тому, что теперь поменять паспорт, получить справку о доходах или оформить пособие по безработице можно не выходя из дома. Удобство цифровых решений вытеснило страх перед ними.

При чем тут КЭДО

Из-за пандемии многих работников перевели на удаленку. Но необходимость приезжать в офис, чтобы подписать, например, заявление на отпуск, сохранялась. Альтернативой служила отправка курьером. Это дополнительно нагружало не только самих сотрудников, но и HR-службы. К тому же люди, уже привыкшие оперативно решать все вопросы онлайн, не понимали, почему им приходится работать с бумагой.

Путин подписал закон, позволяющий заключать трудовой договор дистанционно

Но просто так перейти на электронное делопроизводство компании не могли. Действующее законодательство, как часто бывает, не поспевало за жизнью. Не было легальных оснований для оцифровки большинства документов, связанных с приемом на работу и увольнением, материальной ответственностью и дисциплинарными взысканиями.

Поэтому для начала был принят закон 407-ФЗ, разрешающий вести полностью электронный документооборот с удаленными сотрудниками. А на днях вступил в силу новый закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации». Он разрешил компаниям перевести в электронный формат основные кадровые документы, за исключением актов о несчастных случаях на производстве, инструктажа по охране труда и приказов об увольнении.

Теперь сотрудники могут подписывать кадровые документы или подавать заявления в несколько кликов непосредственно на государственном портале «Работа в России» или через собственную информационную систему работодателя.

Что это значит для пользователей

Во-первых, им больше не придется ездить в офис для подписания бумаг. Исключение – процесс приема на работу или увольнения сотрудника. Впрочем, и тут есть нюанс: 407-ФЗ предусмотрено, что с удаленными работниками можно подписывать все документы онлайн. В том числе приказ на увольнение и инструктаж.

Во-вторых, ускорится процесс оформления документов. Так, заявление, уведомление или сообщение, поданное через сервис КЭДО (кадровый электронный документооборот), считается принятым работодателем на следующий рабочий день. Ответить на него компания должна в сроки, оговоренные в законодательстве: например, при запросе документов – в течение трех дней. Наконец, теперь можно быстрее получать государственные, муниципальные, финансовые и другие услуги, где требуется предоставление данных от работодателя – любую информацию можно будет оперативно запросить через информационную систему.

При этом о переходе на электронный кадровый документооборот работодатель обязан уведомить своих сотрудников, а они вправе отказаться. Для этого достаточно не подписывать письменное согласие на работу в КЭДО.

Что это значит для общества

Кадровый документооборот – это один из бизнес-процессов, оцифровкой которого сейчас занимаются компании. Цифра позволяет снять с сотрудников нерентабельные задачи и направить их ресурсы на решение профильных и творческих вопросов. Это, в свою очередь, приводит к росту производительности труда на уровне как отдельной компании, так и целой индустрии и влияет на параметры развития экономики. Отличный пример тому – цифровизация банков, позволившая полностью изменить подход к потреблению финансовых услуг населением.

Конечно, у тотальной автоматизации есть и обратная сторона. Например, усугубляется проблема цифрового неравенства: уже сейчас человек должен иметь доступ к интернету, чтобы оформить документы, получить госуслуги и даже приобрести товары. Всего через несколько лет жизнь каждого из нас, вероятно, будет определяться набором цифровых инструментов, которые мы используем. И все же цифровизация – это необратимый процесс изменений, который уже делает окружающий нас мир удобнее, доступнее и быстрее.

Автор – директор по развитию платформы HRlink