Собрать и унести

Новые требования арендаторов к офисам продиктованы изменениями бизнеса в целом: на первый план выходит скорость трансформации, умение компании перестраиваться под новые задачи. Рост скорости заметен во всем: в информационных потоках, принятии решений, запуске новых продуктов или маркетинговых акций. Необходимость быстро меняться накладывает отпечаток и на обустройство офисов.

«Самое распространенное требование бизнеса к современному офису – это мобильность, способность к изменениям. Сегодня часто меняется штатное расписание, состав рабочих групп в компаниях, дизайн и структура офисов должны это учитывать», – говорит партнер архитектурной студии IND Architects Андрей Сидоров. Помогает правильное зонирование: сейчас часто стали использоваться трансформируемые акустические перегородки, которые можно складывать, убирать, образовывать с их помощью мини-кабинеты или, напротив, быстро объединить несколько комнат в один большой зал для мероприятий.

«В современных офисах применяется и специальная мебель. Существуют линейки, состоящие из модулей, где столы легко передвигаются справа налево, трансформируются в отдельно стоящие рабочие места или образуют единый большой стол для переговоров», – рассказывает Андрей Сидоров. По сути, сегодня бизнесу нужен офис-конструктор, который можно моделировать по своим потребностям, меняющимся каждый день, если не каждый час.

Генеральный директор архитектурного бюро Panacom Арсений Леонович также говорит о том, что сейчас есть большой спрос на авторские модификации офисной мебели, эргономичные и трансформирующиеся решения.

«Вещи становятся компактными, а их функционал – более насыщенным. Я даже прогнозирую появление в ближайшее время неких офисных «платформ» – многофункциональных, плоских или, к примеру, на колесах. Их можно будет собрать и, подобно скейтборду, на плече перенести в новое помещение, потому что аренда там окажется дешевле», – говорит эксперт.

Подобные проекты он называет закономерным следствием широкого и стремительного распространения стартапов. Люди работают много, работают в любых условиях, и привлекательными оказываются компактные универсальные решения, которые позволяют и трудиться за компьютером, и читать, и есть, и спать в одном месте.

Во многих западных компаниях уже отказались от закрепленных рабочих мест и ввели вместо этого систему hot desk («горячий стол»), при которой одно и то же рабочее место может использоваться несколькими сотрудниками, приходящими на работу в разное время. Это позволяет сократить количество столов, чтобы освободить пространство для других целей или просто снять офис поменьше. «Это как в спортзале: если есть 200 держателей абонементов, вряд ли все они сразу окажутся единовременно в одном зале и будут тренироваться, так зачем делать зал на 200 человек? Но европейцы пользуются системой незакрепленных рабочих мест повсеместно, а мы пока редко», – говорит Андрей Сидоров.

Некоторые эксперты считают, что правильнее сравнивать скорее не разные страны, а разные сферы бизнеса. Специалисты, работающие в области консалтинговых услуг, или юристы не сильно увлекаются дизайном и гибкими подходами, хотя также уделяют большое внимание качеству здания и офиса, эффективности планировок. А вот IТ, реклама и медиа, компании FMCG вовсю применяют гибкие решения.

«Инфраструктура типичного IT-офиса из конца девяностых совершенно изменилась к нашему времени. Сейчас уже нет тех больших ангаров, которые были так популярны, например, в Калифорнии в свое время. Усилилась роль горизонтального общения между сотрудниками. Если раньше классической схемой коммуникации являлось общение начальника и подчиненного, то сейчас работа внутри проектных команд стала приоритетной. Это обуславливает появление большого количества разных зон формального и неформального общения, которыми обязан быть насыщен современный офис», – рассказывает управляющий партнер UNK project Николай Миловидов.

Компании отказываются от одного большого пространства, занимающего весь офис. Появились исследования, показывающие, что постоянное пребывание в таком пространстве для многих некомфортно психологически, а иногда и просто мешает работе. Необходимо иметь возможность уединиться и отдохнуть в тишине или, например, провести конфиденциальный конференц-звонок, поэтому «кабинки» для индивидуальной работы стали обязательными при проектировании. «В целом планировочное решение офисов стало более дробным. Опенспейсы нарезаются на более комфортные небольшие куски для работы команд, состоящих из не более чем двадцати человек», – говорит Миловидов.

По данным исследований международной компании JLL, в среднем 34% времени в офисе сотрудники проводят вне своего рабочего места: у коллег, в переговорных комнатах, в зонах для неформального общения. Помимо этого, 54% сотрудников работают из дома хотя бы один день в месяц. Эти факторы стимулируют развитие адаптивных офисов, и, по оценке аналитиков JLL, к 2030 году в мире 30% площадей, занимаемых компаниями, будет представлено гибкими пространствами.

Увлечь и привлечь

Многие трансформации связаны с активным приходом в компании и вовлечением в экономику представителей сетевого поколения (так называемых миллениалов) с их совершенно другим видением жизни и работы в офисе.

Погоня за лучшими молодыми талантами заставляет компании соревноваться в креативности. Чем примечательнее офис, тем больше шансов заполучить на работу «миллениалов», уверены эксперты. «Офис служит чуть ли не основным преимуществом для молодых сотрудников. В нем можно проводить почти все время, закрывая многие свои ежедневные потребности. К примеру, в офисе компании Google вы можете заниматься спортом, а можете отдыхать и играть, посещать маникюр или массажиста, питаться неограниченное количество раз, даже спать. Можете приходить туда в любое время суток, в любой одежде, с домашними питомцами и детьми. Все ради того, чтобы вы проводили как можно больше времени, трудясь на благо компании. Как ни странно, именно такие инструменты, а не жесткий контроль времени прихода-ухода сотрудников повышают эффективность и чувство удовлетворенности своей работой», – считает директор по аренде управления недвижимости компании Millhouse Елена Малиновская.

Руководитель отдела услуг корпоративным клиентам компании JLL Виктория Манзюкова добавляет, что именно для того, чтобы завлечь «миллениалов», компании стараются создавать больше зон для совместной работы, зоны релаксации, комфортабельные рабочие места в виде кресел или пуфиков. Даже традиционно консервативные секторы, такие как банки, постепенно осознают происходящие изменения и принимают эти правила игры, потому что вынуждены конкурировать, например, за молодых талантливых разработчиков с крупными IT-компаниями.

«Офис сегодня – это инструмент кадровой политики. Когда заканчивается конкуренция зарплат и соцпакетов, начинается конкуренция офисного пространства. Компании делают все возможное в офисе, чтобы высококлассный специалист решил работать именно на них», – отмечает руководитель направления внутренней отделки помещений СBRE Павел Якимчук.

Но здесь опять важна гибкость: все эти необычные зоны для отдыха и общения с коллегами необходимо где-то размещать. Допустим, есть зал с делением на переговорные комнаты – утром здесь ведутся деловые встречи и планерки, днем это же пространство трансформируется в зал для йоги, а вечером в тех же стенах, но немного измененных, можно провести выставку или лекцию. И, кстати, совершенно необязательно иметь такое пространство у себя в офисе, это может быть общее помещение для всех арендаторов.

«Таким образом, значительно повышается коэффициент использования пространств в течение дня, а значит, и ценность объекта в глазах резидентов, которые получают доступ к дополнительным активностям, не выходя из здания. Офис больше не является замкнутым пространством на определенном этаже, офис – это все здание», – говорит генеральный директор инвестиционной компании Key Capital Сергей Камлюк.

Новые стандарты означают и новые требования к офисным зданиям. Помимо очевидного фактора цены в компаниях особое значение сегодня придается развитости инфраструктуры как внутри объекта, так и в непосредственной близости от него. К примеру, помимо стандартной инфраструктуры в виде кафе, столовых, банкоматов, велопарковок и фитнес-клуба может быть востребовано размещение медицинского центра и детского сада.

Подбор гибкого офиса в качественном проекте – дело сложное, особенно сейчас, когда вакантные помещения хоть и есть, но многие из них «зависли» на рынке очень давно и новым требованиям уже не соответствуют. «Любое готовое к въезду фиксированное помещение с жесткими планировочными решениями не может в полном объеме удовлетворить индивидуальные требования компании к пространству. Подобрать готовое гибкое помещение практически невозможно, доработки и изменения потребуются в любом случае. В ряде случаев в офисах с готовой отделкой выполняется полный демонтаж существующей планировки и создается новое пространство», – рассказывает управляющий директор строительной компании Fort Project Андрей Хазов.

Применение различных гибких решений и переформатирование пространства под свои нужды и задачи позволяет сделать использование офиса более эффективным и в конечном счете сократить затраты. По оценкам специалистов JLL, коэффициент утилизации помещений в традиционных компаниях составляет 60–65%, это означает, что оставшиеся 35–40% площади они оплачивают, но не используют. С помощью описанных выше приемов и других бизнес-решений можно улучшить этот показатель до 85–90%. «Стоит отметить, что показатель 95–100% эффективного использования практически недостижим единоразово. Это требует больших культурных изменений в работе сотрудников, например, того же перехода на политику hot desk, чего в России пока практически нет», – говорит Манзюкова.

На работу можешь не приезжать

Многие компании продолжают экспериментировать с разными сочетаниями работы в офисе и за его пределами. Home office как новый формат организации рабочего процесса получил большое распространение в США в конце прошлого века. Стоит сказать, что home office – это не freelance. Если работник на фрилансе, это значит, что он не является штатным сотрудником компании. Работник, который существует в формате home office, – это уже полноценный сотрудник и член команды, но работающий из дома по каким-то причинам. Это может быть его принципиальное условие (просто он не хочет работать где-то еще, но руководство заинтересовано конкретно в этом человеке), или же компании может быть выгодно держать сотрудников удаленно и сокращать затраты на аренду. Иногда каких-то ценных работников сажают на «удаленку», потому что характер у них скверный и в коллектив они не вписываются.

По мнению экспертов, home office дает массу преимуществ: сотрудники могут самостоятельно строить свой день и даже свой год, путешествуя и успевая сделать домашние дела, они экономят время и деньги на дорогу. Немаловажно, что удаленная работа зачастую позволяет выполнять задачи в удобные для работника часы, более продуктивные для его биологических ритмов. В результате удаленная работа может быть очень продуктивной при налаженной и правильно поставленной системе мотивации и отчетности, когда оценка ведется по результатам работы.

Вслед за США возможности home office открыли для себя и многие европейские компании. В России практика работы из дома появилась только в начале 2000‑х годов, и началось все с иностранных компаний, которые стали предлагать своим российским сотрудникам перейти полностью или частично на работу из дома.

Одной из первых российских компаний, готовых попробовать такой формат, стал «Вымпелком», объявивший в прошлом году о переводе практически 70% сотрудников на работу из дома. По мнению представителей компании, это позволит значительно сократить расходы на аренду и содержание офиса, а также поможет стать более привлекательным и гибким работодателем, привлечь лучшие таланты и подготовиться к кризису на рынке труда. Предполагается, что кризис кадров начнется к 2020 году в связи с демографическим провалом в конце 1990‑х годов. Молодых специалистов будет мало, и за лучшими начнется «охота».

«Для русского человека намного сложнее представить, как реализовать себя в условиях удаленного офиса, потому что мы привыкли, что должен быть какой-то контроль и отчетность. А отделы кадров просто не могут представить, как контролировать людей вне офиса, как оценивать работу сотрудника не по его присутствию в офисе, а по результату работы. При этом сотрудники, годами воспитанные на том, что большую часть времени они проводят в офисе от звонка до звонка, оказавшись дома, рискуют расслабиться и не работать», – говорит Елена Малиновская.

Некоторые эксперты считают, что следующим гармоничным шагом может стать появление новой, офисно-жилой недвижимости. «Рабочие места – мини-офисы с полностью оборудованными виртуальными рабочими местами – начнут появляться непосредственно в жилых комплексах. Человек будет приходить туда и располагаться как бы на своей работе. Оплачивать это рабочее место будет тот же работодатель. Таким образом, коммерческая недвижимость сольется с жилой недвижимостью, а каждый жилой комплекс имеет все шансы стать мини-городом», – полагает Сергей Камлюк.